Politique de confidentialité et de protection de la vie privée

Le Centre de collaboration nationale des déterminants de la santé s’engage à protéger la confidentialité et la vie privée. La collecte, l’utilisation, la communication et la conservation de renseignements personnels s’effectuent en conformité avec la politique de confidentialité et de protection de la vie privée mise en œuvre par notre organisation-hôte, l’Université St. Francis Xavier. Cette politique a été reproduite ci-dessous. Il est également possible de la consulter au http://www.stfx.ca/privacy/personal-information/ (en anglais).

1. Renseignements personnels : collecte, utilisation et communication

1.1 Objet

Le 23 novembre 2000, la Freedom of Information and Protection of Privacy Act (ci-après « la Loi ») de la Nouvelle-Écosse, a fait l’objet d’un amendement afin d’inclure tous les dossiers en la possession et sous la surveillance des universités de la province. La Loi stipule que les organismes publics, y compris les établissements d’enseignement supérieur, sont responsables devant la population, que la population a le droit d’avoir accès aux dossiers, le droit de rectifier les renseignements personnels la concernant et le droit de contester toute collecte, utilisation ou communication de renseignements personnels faite sans son consentement. L’Université St. Francis Xavier (ci-après « l’Université ») s’engage à procéder à la collecte, à l’utilisation et à la communication de renseignements généraux ou personnels en conformité avec la Loi.

1.2 Portée et responsabilité

Les fonctions d’un grand nombre de membres du personnel de l’Université consistent entre autres à collecter, à utiliser et à communiquer des renseignements généraux et personnels. Chaque membre du personnel concerné a l’obligation de comprendre la Loi et les modalités d’application de la Loi, particulièrement en ce qui a trait à la collecte, à l’utilisation et à la communication de renseignements personnels. La présente politique s’applique à l’ensemble du personnel de l’Université. Des sanctions disciplinaires peuvent être imposées en cas de manquement aux principes énoncés dans les présentes politiques.

1.3 Définition

Les renseignements personnels sont définis dans la Loi comme suit :

nom, adresse ou numéro de téléphone de la personne,
race, origine nationale ou ethnique, couleur de la peau ou, encore, croyances ou associations religieuses ou politiques,
âge, sexe, orientation sexuelle, état matrimonial ou situation familiale,
numéro, symbole ou autre signe particulier attribué à la personne,
empreinte digitale, groupe sanguin ou caractéristique héréditaire,
renseignement au sujet des antécédents médicaux, y compris en ce qui concerne la santé physique, la santé mentale ou le handicap de la personne,
renseignement au sujet du niveau de scolarité, de la situation financière, des antécédents criminels ou des antécédents de travail,
opinion des autres au sujet de la personne,
point de vue ou opinion qui sont propres à la personne, sauf si ces commentaires concernent une autre personne.

2. Politiques

2.1 Collecte

Il est interdit de recueillir des renseignements personnels, sauf si ces renseignements concernent directement les activités de l’Université ou s’ils sont essentiels à la réalisation d’un programme ou d’une activité de l’Université. Il est interdit de recueillir, d’utiliser ou de communiquer des renseignements personnels de manière à ce que des membres du personnel de l’Université en profitent ou en bénéficient personnellement.

2.2 Utilisation

La collecte des renseignements personnels doit uniquement servir aux raisons pour lesquelles les renseignements personnels ont été recueillis ou compilés, ou à des fins compatibles avec ces raisons.

2.3 Sécurité

Tous les dossiers de l’Université doivent être conservés et maintenus dans un endroit sûr afin d’empêcher l’accès, l’utilisation ou la communication sans autorisation. Tous les dossiers (quelle qu’en soit la forme) doivent être gardés dans un endroit sécurisé (c.-à-d. classeur verrouillé ou systèmes automatisés protégés par un mot de passe, etc.). Toute mesure raisonnable doit être prise pour protéger la confidentialité des dossiers. Seuls les membres du personnel de l’Université qui ont à connaître les renseignements personnels ont l’autorisation d’y avoir accès. Les dossiers confidentiels doivent porter une mention à cet effet et ne doivent pas être classés avec les autres dossiers. Dans chaque bureau et département, il y a lieu de charger une personne de la responsabilité des dossiers confidentiels.

2.4 Correction des erreurs et des omissions

Une personne peut présenter une demande pour que des erreurs ou des omissions soient corrigées dans les renseignements personnels la concernant. Une fois une demande reçue à cet effet, le personnel concerné de l’Université effectuera la correction et indiquera l’amendement dans le dossier, pourvu que des pièces justificatives satisfaisantes soient fournies pour confirmer le bien-fondé de la correction.

2.5 Communication

Le personnel de l’Université peut communiquer des renseignements personnels à des collègues, dans l’enceinte de l’Université (c.-à-d. d’un bureau à l’autre), pourvu que ces renseignements se révèlent nécessaires à la bonne marche des activités de l’Université. Au moment de recueillir ses renseignements personnels, la personne doit être informée que les renseignements la concernant peuvent circuler aux fins de travail entre les membres du personnel de l’Université, mais qu’ils ne seront jamais communiqués à de tierces parties sans son consentement écrit, sauf s’il s’agit d’exemptions conférées par la Loi. Le personnel de l’Université a le droit de communiquer les renseignements personnels de toute personne dans les cas suivants : la personne a consenti par écrit à la communication; l’usage est compatible avec les fins auxquelles les renseignements personnels ont été recueillis; une exigence par subpoena, mandat ou ordonnance d’un tribunal; le règlement d’une créance détenue par l’Université; le paiement à l’Université ou au représentant de l’agent négociateur autorisé par écrit par l’employé, à un employé ou à un agent de l’Université si cela s’avère nécessaire à l’exercice des fonctions; la protection de la santé et de la sécurité du personnel de l’Université; les exigences du fonctionnement de l’Université ou de l’application de la Loi, afin de pouvoir communiquer avec le plus proche parent ou ami advenant que la personne soit blessée, malade ou décédée, ou si le recteur de l’Université (ou son représentant légal) détermine que la situation l’exige en raison d’effets pour la santé et la sécurité des gens.

2.6 Communication à des fins de recherche

L’Université St. Francis Xavier peut communiquer les renseignements personnels aux fins de recherche ou de statistique. La communication de ces renseignements peut avoir lieu uniquement si les travaux de recherche ne peuvent vraisemblablement pas s’effectuer sans que ces renseignements soient transmis de façon à pouvoir identifier la personne concernée. Une telle communication peut avoir lieu uniquement si le lien avec le dossier n’aura pas pour effet de nuire à la personne concernée et que les avantages en découlant sont d’intérêt public, si le recteur de l’Université (ou son représentant légal) a approuvé les modalités de sécurité et de confidentialité, d’élimination ou de suppression des identifiants personnels, d’interdiction de communiquer ou d’utiliser ultérieurement les renseignements personnels de façon à pouvoir identifier la personne sans le consentement exprès de l’Université, et si la personne à qui les renseignements personnels sont communiqués a signé une déclaration par laquelle elle s’engage à se conformer aux exigences de la Loi et aux politiques de l’Université.